Les 1 - Kennismaking met Excel

Deze les vormt een eerste kennismaking met de gebruikersomgeving van Excel. Zo passeren begrippen als de titelbalk, het venster Bestand, het lint, de werkbalk Snelle toegang, de statusbalk en de formulebalk de revue.

Les 50 - Invoer beperken

Bij het delen van een werkblad, kan het handig zijn om celinvoer te beperken tot een bepaald gegevenstype of een maximum aantal tekens. Dit draagt bij aan een juiste en consistente invoer. Hier komt Gegevensvalidatie om de hoek kijken en deze kunt u onder andere gebruiken bij getallen, decimalen, datum en tijd. Verder kunt u de invoer beperken tot de items in een vervolgkeuzelijst, melden welke informatie wordt verwacht en een foutmelding en de mate van vrijheid instellen.

Les 54 - Sneltoetsen

Bestaat er zoiets als te veel handige sneltoetsen? Waarschijnlijk niet. Maar Excel doet een verwoede poging om ons te overladen met deze handige toetscombinaties. Sneltoetsen zijn per definitie handig omdat ze veel tijd besparen. Het onthouden van de toetscombinaties vormt echter een struikelblok. Het is dan ook van belang om alleen die sneltoetsen te gebruiken, die u regelmatig nodig hebt. Door herhaald gebruik, blijft een sneltoets op een gegeven moment hangen en wordt het gebruik een tweede natuur.

Les 55 - Handige hulpmiddelen

Handige hulpjes, functies en opdrachten hebben helaas vaak één ding gemeen: ze staan nogal eens verdekt opgesteld. Weggestopt in een hoek van de celaanwijzer, ondergesneeuwd in het omvangrijke aanbod op het lint, of gewoon zo overduidelijk in beeld, dat je er overheen kijkt. De rode draad in deze les wordt gevormd door handige hulpmiddelen die veel tijd besparen. Zie deze les dan ook gerust als een soort toplijst met de beste en handigste tips.

Les 56 - Verticaal zoeken

Verticaal zoeken is een krachtige en flexibele functie voor het ophalen van gegevens. Het wordt veel gebruikt binnen Excel en dat is niet zonder reden. Het is het ideale hulpmiddel voor het ophalen van informatie uit een celbereik om deze vervolgens te tonen op een plek in het werkblad. In deze les passeren drie praktijkvoorbeelden de revue waarbij het ophalen van gegevens een voorname rol speelt.

Les 7 - Celverwijzingen

Een celverwijzing wijst naar een bepaalde cel of een celbereik en komt bijvoorbeeld van pas zodra we in een formule de inhoud van een cel nodig hebben. En omdat een celverwijzing ook naar een cel mag verwijzen buiten het werkblad, zijn de mogelijkheden om te verwijzen naar waarden, teksten en andere gegevens nagenoeg onbeperkt.

Les 11 - Een eenvoudige formule

Excel biedt zoveel mogelijkheden dat je bijna zou vergeten dat het programma toch vooral bedoeld is voor het maken van financiële overzichten en rekenbladen. En aangezien een beetje rekenblad niet zonder berekeningen kan, gaan we ons in deze basisles bezig houden met optellen, aftrekken, delen en vermenigvuldigen.

Les 18 - Automatisch doorvoeren

Als u een werkblad wilt maken met de inkomsten onderverdeeld naar maand, dan is een eerste logische stap om de maanden januari tot en met december in te voeren. Hetzelfde gaat op als u de 52 weken van een jaar nodig hebt, een reeks opvolgende datums of getallen met een bepaalde frequentie wilt invoeren. Excel reikt met Automatisch doorvoeren een handig hulpmiddel aan om het invoeren van reeksen te vergemakkelijken. Zolang het programma de eerste invoer maar herkent als een gegeven uit een reeks.

Les 20 - Formules doorvoeren

De ware kracht van Excel zit voor een belangrijk deel in de vele handige hulpmiddelen om snel een werkblad op te zetten. Snel een reeks maanden, de dagen van de week of een oplopende getallenreeks invoeren? Het is zo gepiept met het handige hulpmiddel Automatisch doorvoeren. Dit zelfde hulpmiddel is ook prima te gebruiken als we formules willen doorvoeren, met inachtneming van bepaalde regels.

Les 24 - Logische functies

In deze les gaan we aan de slag met logische functies. Excel kent verschillende logische functies zoals EN, OF, IS, ALS en een reeks zogenaamde IS-functies, waarmee we het gegevenstype of verwijzingstype testen. We concentreren ons hier op de logische functie ALS, waarmee we testen of aan een bepaalde voorwaarde wordt voldaan. We doen dit aan de hand van een praktijkvoorbeeld en ik laat u zien waar de functie het verschil maakt.

Les 29 - Datumfuncties

Er zijn genoeg legitieme en serieuze redenen te bedenken waarvoor we het verschil tussen twee datums nodig hebben. Maar ook als we slechts willen weten hoeveel dagen het nog duurt voordat het weer Kerstmis is of hoeveel jaren of maanden er zijn verstreken sinds een bepaalde datum, mogen we de hulp van Excel best inroepen.

Les 35 - Het beestje een naam geven

De meeste beestjes geven we een naam. Onze hondstrouwe viervoeter bijvoorbeeld. Die geven we een naam zodat we hem of haar bij ons kunnen roepen. Iets dergelijks kunnen we ook in Excel doen met cellen, celbereiken, formules en constanten. Toegegeven, ook al geven we een cel een naam, deze zal ons niet al kwispelend tegemoet komen. Maar we vinden de bijbehorende cel wel snel terug.

Les 49 - Voorwaardelijke opmaak

De naam zegt het eigenlijk al. Voorwaardelijke opmaak past een bepaalde opmaak toe als de celinhoud aan de gestelde voorwaarden voldoet. Voorwaardelijke opmaak wordt vaak gebruikt om negatieve waarden een opvallende opmaak te geven. Zo zie je bijvoorbeeld in één oogopslag of er sprake is van winst of verlies.

Les 49 - Handige hulpmiddelen

Handige hulpjes, functies en opdrachten hebben helaas vaak één ding gemeen: ze staan nogal eens verdekt opgesteld. Weggestopt in de rechteronderhoek van een selectie, ondergesneeuwd in het omvangrijke aanbod op het lint, of gewoon zo overduidelijk in beeld, dat je er overheen kijkt. De rode draad in deze les wordt gevormd door handige hulpmiddelen die veel tijd besparen. Zie deze les dan ook gerust als een soort toplijst met de beste en handigste tips.

Les 50 - Hoofdstukken en paragrafen

Bij het schrijven van een scriptie, een wetenschappelijk rapport, een werkstuk of een ander document, is de structuur van het document van belang. Zo is een beetje document onderverdeeld in hoofdstukken en paragrafen en kent het een inhoudsopgave. Veelal zijn de paragrafen genummerd en komt deze nummering terug in de inhoudsopgave. Het schrijven van een scriptie, wetenschappelijk rapport of werkstuk, laat ik graag aan u over. Met de opzet kan ik u echter wel van dienst zijn.

Les 4 - Tekst invoeren

Word biedt een ongekend aantal slimme, handige en krachtige functies die soms nog maar weinig te maken hebben met het typen van een brief. En hoe geavanceerd het programma ook is, het typen van tekst is de basishandeling die u toch echt zelf moet verzorgen. Word zal een dappere poging doen om u hierbij te helpen, maar toch.

Les 48 - Sneltoetsen

Bestaat er zoiets als te veel handige sneltoetsen? Waarschijnlijk niet. Maar Word doet een verwoede poging om ons te overladen met deze handige toetscombinaties. Sneltoetsen zijn per definitie handig omdat ze veel tijd besparen. Het onthouden van de toetscombinaties vormt echter een struikelblok. Het is dan ook van belang om alleen die sneltoetsen te gebruiken, die u regelmatig nodig hebt. Door herhaald gebruik, blijft een sneltoets op een gegeven moment hangen en wordt het gebruik een tweede natuur.

Les 6 - Tekst selecteren

Stelt u zich eens voor dat we het in Word moeten stellen zonder selecties. Als we dan een woord willen opmaken, moeten we hier vooraf aan het typen rekening mee houden. Terwijl opmaak toch meer iets is voor achteraf. En wat te denken van het verwijderen van tekst? Dat wordt dan fijn karakters een voor een verwijderen. Veel van de opdrachten en bewerkingen in Word worden voorafgegaan door het maken van een selectie, of het nu gaat om een enkel karakter, enkele woorden, een alinea of het volledige document.

Les 14 - Meerdere selecties maken

Ik betrap mezelf er regelmatig op dat ik een tekst selecteer en een bepaalde opmaak toepas. Om vervolgens een andere tekst te selecteren en daarop dezelfde opmaak toe te passen. Ik weet dat het ook anders kan en dat Word de mogelijkheid biedt om meerdere selecties te maken en gelijktijdig te bewerken. Deze les is dan ook niet zozeer voor u als cursist bedoelt, maar vooral voor uw docent, die het bewerken van afzonderlijke selecties maar niet lijkt af te leren.

Les 20 - Opmaak kopiëren en plakken

Een document kan nog zo overzichtelijk zijn. Zonder de juiste opmaak blijft het behelpen. We kunnen belangrijke teksten vetgedrukt plaatsen of een ander kleurtje geven, maar niets vraagt zo nadrukkelijk om aandacht als een goede contrasterende opvulkleur. Het maakt Word niet uit of u vooraf aan het invoeren van gegevens de opmaak bepaalt of achteraf. Maar in de meeste gevallen zal de opmaak pas achteraf worden bepaald.

Les 26 - Automatisch aanvullen

In eerdere versies van Word zat de handige functie AutoTekst, waarmee we snel en gemakkelijk standaard teksten konden aanvullen. Teksten zoals Geachte heer/mevrouw en Met vriendelijke groet vormden zo geen enkele uitdaging. Helaas wordt deze functie niet langer ondersteund en moeten we in Word creatief omgaan met AutoCorrectie, een functie waarmee we een soortgelijk resultaat kunnen verkrijgen.

Les 32 - Automatisch opmaken

Word biedt met AutoOpmaak een handige functie. In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden, gaat het hier niet om een automatische functie en heeft het ook niets te maken met tekstopmaak of alineaopmaak. AutoOpmaak is simpelweg een handig hulpje waarmee we snel bepaalde opmaakelementen kunnen invoegen.

Les 37 - Samenwerken aan een document

Misschien herkent u de volgende situatie. Bloed, zweet en tranen heeft de brief gekost, bestemd om al uw trouwe klanten te informeren over een nieuw product. Maar hoe vaak u de brief ook doorneemt, u leest telkens over die storende fout of misplaatste tekst heen. En zelfs met de beste wil ter wereld is hier geen ontkomen aan. We lezen namelijk niet wat er staat, maar wat er volgens ons moet staan. Het is dan ook verstandig om een belangrijk document door meerdere personen te laten lezen.

Les 39 - Een brief en een envelop

Op kantoor hebben we meestal de beschikking over vensterenveloppen en is het afdrukken van het verzendadres op de envelop overbodig. Maar thuis kennen we de luxe van voorbedrukte enveloppen niet en moeten we zelf in de weer met verzend- en afzenderadres. Gelukkig biedt Word verschillende mogelijkheden om enveloppen af te drukken.

Les 41 - Een wenskaart maken

Word is geen opmaakprogramma en ik ga hier dan ook niet beweren dat we er fraaie wenskaarten mee kunnen maken. Maar dat het programma alleen geschikt zou zijn voor het maken van zakelijke brieven en saaie rapporten gaat me ook weer te ver. Zolang u geen bijzondere eisen stelt, kunt u met Word prima wenskaarten maken. En zeg nou zelf, een zelfgemaakte wenskaart is toch vele malen beter dan een standaard kaartje bij de boekhandel.

Les 45 - Een brief naar meerdere personen

In een persoonlijke brief richten we ons normaal gesproken tot de geadresseerde met een aanhef. Maar de brief is altijd gericht aan een persoon en we typen dan ook bij voorkeur zoiets als "Geachte heer Jansen" of "Beste Jan". Maar wat nu als een brief naar meerdere personen moet? Tenslotte is een persoonlijke brief veel effectiever dan een onpersoonlijke die begint met "Geachte heer/mevrouw" of "Beste klant".

Les 27 - Sneltoetsen

Bestaat er zoiets als te veel handige sneltoetsen? Waarschijnlijk niet. Maar PowerPoint doet een verwoede poging om ons te overladen met deze handige toetscombinaties. Sneltoetsen zijn per definitie handig omdat ze veel tijd besparen. Het onthouden van de toetscombinaties vormt echter een struikelblok. Het is dan ook van belang om alleen die sneltoetsen te gebruiken, die u regelmatig nodig hebt. Door herhaald gebruik, blijft een sneltoets op een gegeven moment hangen en wordt het gebruik een tweede natuur.

Les 28 - Handige hulpmiddelen

Handige hulpjes, functies en opdrachten hebben helaas vaak één ding gemeen: ze staan nogal eens verdekt opgesteld. Weggestopt in de rechteronderhoek van een selectie, ondergesneeuwd in het omvangrijke aanbod op het lint, of gewoon zo overduidelijk in beeld, dat je er overheen kijkt. De rode draad in deze les wordt gevormd door handige hulpmiddelen die veel tijd besparen. Zie deze les dan ook gerust als een soort toplijst met de beste en handigste tips.

Les 3 - Een nieuwe presentatie maken

We beginnen met het maken van een eenvoudige presentatie, waarbij we gebruikmaken van een aantal standaard voorzieningen in PowerPoint. Een presentatie bestaat uit zogenaamde dia's. Als we de presentatie zouden vergelijken met een document met meerdere pagina's, dan is een dia te vergelijken met een pagina. En tijdens het samenstellen van de presentatie heeft het daar ook wel wat van weg. De dia's staan onder elkaar geschikt zoals de pagina's in een langgerekt document.

Les 6 - Kopiëren, knippen en plakken

De menuopdrachten Kopiëren, Knippen en Plakken zijn nou niet bepaald spannend te noemen. En toch behoren deze tot de meest veelzijdige opdrachten in de gereedschapskist van PowerPoint. Zo komen de opdrachten niet alleen van pas als we een tekst, een tekstvak of een ander object willen kopiëren, maar ook bij het kopiëren van dia's. En alsof deze opdrachten nog niet genoeg zijn, biedt het programma ook nog een opdracht om snel items te dupliceren.

Les 11 - Tekst

Het maken van een presentatie is betrekkelijk eenvoudig. Het maken van een goede presentatie is een heel ander verhaal. Een goede presentatie bevat namelijk precies genoeg tekst om uw boodschap over te brengen zonder te vervelen. Bij veel presentaties gaat dit mis en is de samensteller van de presentatie er van overtuigd dat het publiek aandachtig zal luisteren en de presentatie volledig zal opnemen. In de praktijk valt dit laatste echter vies tegen en onderzoeken tonen aan dat slechts een fractie van een presentatie blijft hangen. Het is dan ook belangrijk om teksten kort en kernachtig te houden.

Les 12 - Afbeeldingen

Als u een presentatie wilt verfraaien met plaatjes, dan kunt u natuurlijk zelf aan de slag gaan en uw eigen plaatjes tekenen. Of via een zoekmachine als Google een aantal plaatjes met een bepaald onderwerp bij elkaar harken. Maar als uw tekentalent te wensen overlaat en de van Internet geplukte plaatjes niet vrij van rechten zijn, is het goed om te weten dat PowerPoint vergezeld gaat van een omvangrijke verzameling afbeeldingen.

Les 14 - Een tabel maken

Een tabel bestaat uit vierkante vakken die cellen worden genoemd. Deze cellen zijn onderverdeeld in rijen en kolommen die samen de tabel vormen. Een tabel kunnen we het beste tot een vorm van opmaak bestempelen. Tenslotte plaatsen we teksten en gegevens in keurige rijen en kolommen om zo de boel een beetje te ordenen. Een tabel komt goed van pas als we gegevens willen vergelijken. Denk hierbij aan een productvergelijking met concurrerende producten.

Les 15 - Werken met grafieken

Het gezegde een plaatje zegt meer dan duizend woorden gaat ook op voor een grafiek. Tenslotte is een grafiek ook een plaatje. Met een grafiek kunnen we snel grote hoeveelheden gegevens inzichtelijk maken. Niemand zit te wachten op een of meerdere dia's vol getallen. Een grafiek brengt dit terug tot een overzichtelijk plaatje waarmee u snel uw punt kunt maken. Zo zijn grafieken perfect om gegevens snel naast elkaar te vergelijken, de stijgers en dalers weer te geven en bepaalde gegevens uit te lichten.

Les 16 - Een diagram maken

Met behulp van een diagram kunnen we gegevens eenvoudig schematisch weergeven. Denk hierbij aan de weergave van een bedrijfsstructuur met de verhoudingen tussen het moederbedrijf, dochterondernemingen en deelnemingen. Of een managementstructuur waarbij we bovenaan de algemeen directeur treffen en onderaan de loopjongen. Verder biedt PowerPoint diagrammen voor onder andere de weergave van een doorlopend proces, een relatieschema en elkaar overlappende elementen.

Les 18 - Snel een fotoalbum maken

Bij een programma als PowerPoint denk je toch voornamelijk aan het maken van bedrijfspresentaties en productintroducties. Maar het programma biedt ook een handige functie om snel en gemakkelijk een fotoalbum te maken. En ondanks dat het maken van een fotoalbum maar bijzaak is, doet het programma een aardige poging en biedt het genoeg mogelijkheden om een fraai fotoalbum te maken.

Les 22 - Geluiden, muziek en video

Als een plaatje meer dan duizend woorden zegt, welke kwalificatie moeten we dan geven aan video? Honderdduizend woorden? En waarom zouden we video, geluid of muziek opnemen in een presentatie? Nou, in mijn ervaring werken filmpjes prima zolang ze maar aansluiten op het onderwerp van de presentatie. En ik gebruik hier bewust het verkleinwoord, want films langer dan een minuut zijn al snel niet meer effectief.

Les 23 - Een eigen sjabloon maken

Met behulp van de vele standaard sjablonen is het een fluitje van een cent om snel een professioneel ogende presentatie te maken. Maar wat nu als de standaard sjablonen niet toereikend zijn en u bijvoorbeeld uw bedrijfslogo, een afbeelding of andere items wilt laten terugkomen op elke dia. Dan is het gebruik van de standaard sjablonen minder vanzelfsprekend. Gelukkig biedt PowerPoint de mogelijkheid om eigen sjablonen toe te voegen.

Les 1 - Een nieuwe e-mailaccount maken

E-mail is niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Ondanks dat er vele andere vormen van communicatie zijn bijgekomen, vervult e-mail nog altijd een prominente rol. Het ontvangen en verzenden van e-mailberichten is goed te vergelijken met het verzenden van traditionele post. Een e-mailbericht doorloopt een vergelijkbaar traject. Zoals u voor het verzenden en ontvangen van brieven meerdere postkantoren en sorteercentra nodig hebt, zo is er ook voor het verzenden en ontvangen van e-mailberichten een reeks computers nodig.

Les 4 - Lezen, beantwoorden en doorsturen

Naast het verzenden van e-mailberichten, kunt u Outlook natuurlijk ook gebruiken voor het ontvangen van e-mailberichten. Van eenrichtingsverkeer is tenslotte geen sprake bij communicatie! Een ontvangen bericht kunt u vervolgens lezen, beantwoorden of doorsturen. En u kunt een inkomend bericht natuurlijk ook voor kennisgeving aannemen en er niks mee doen.

Les 8 - Afbeeldingen en achtergronden

Als u een e-mailbericht wilt verzenden met een feestelijke boodschap, uitbundig wilt berichten over dat schattige puppy of een bericht een persoonlijk tintje wilt meegeven, biedt Outlook wel een aantal mogelijkheden. Verwacht geen volledig opmaakprogramma waarmee u uw eigen e-mail wenskaarten kunt maken. Maar met een beetje goede wil, is een saai en nietszeggend bericht prima om te toveren in een bericht dat uiting geeft aan uw vrolijke gemoedstoestand.

Les 9 - E-mailregels

E-mailregels zijn handig als we inkomende e-mailberichten direct naar een bepaalde map willen verplaatsen, een waarschuwing willen genereren of een andere actie willen uitvoeren. En hoewel de functie in eerste instantie is opgezet om inkomende berichten te organiseren, leent deze zich ook prima als bescherming tegen ongewenste e-mailberichten.

Les 12 - Werken met bijlagen

Als u een e-mailbericht verstuurd om te verhalen over uw fantastische vakantie, de eerste stapjes van de kleine of dat schattige nieuwe puppy, dan is er natuurlijk niets leuker dan bij het bericht een aantal foto's in te sluiten. Slechts enkele voorbeelden waarbij bijlagen van pas komen. En als u bedenkt dat nagenoeg elk willekeurig bestand als bijlage kan worden ingesloten, zal het duidelijk zijn dat het werken met bijlagen een belangrijk onderdeel vormt.

Les 13 - Ongewenste e-mailberichten

Ongewenste e-mailberichten vormen een groot probleem. Uw internetaanbieder weert een groot deel van de ongewenste berichten voordat deze uw computer bereiken. En als uw computer is uitgerust met goede beveiligingssoftware, dan zijn berichten met kwaadwillende code ook kansloos. Er is echter een constante wedloop gaande tussen de makers en de bestrijders van ongewenste berichten en de kans dat er alsnog een aantal berichten uw postvak bereiken is dan ook reëel.

Les 14 - Retour afzender

Naast ongewenste e-mailberichten bestaat een flink deel van het e-mailverkeer uit berichten die verkeerd zijn geadresseerd. En denk nu niet dat u dit niet zal overkomen. Een fout in een e-mailadres is zo gemaakt of misschien maakt u wel gebruik van een vervallen e-mailadres. Als iemand verhuist naar een andere internetaanbieder, overschakelt naar een 3 in 1 pakket of een gratis e-mailadres vergeet bij te houden, dan is een e-mailadres ineens niet meer geldig.

Les 17 - Contactpersonen

Outlook is veel meer dan alleen een programma voor het beheren van uw e-mailberichten. Zo kunt u betrekkelijk eenvoudig uw relaties beheren en nieuwe contactpersonen toevoegen, wijzigen en verwijderen. En dat u hierbij nagenoeg elk denkbaar gegeven kunt invoeren maakt het onderdeel Contactpersonen tot veel meer dan alleen een kaartenbak met e-mailadressen.

Les 18 - Een bericht verzenden aan een groep

Als u bijvoorbeeld regelmatig e-mailberichten verstuurt naar meerdere contactpersonen, dan is het natuurlijk onhandig om elke keer de contactpersonen te selecteren. Om dit efficiënter te maken, biedt Outlook de mogelijkheid om contactpersonen te groeperen. Handig, want daarmee hoeft u alleen maar de groep te selecteren om een bericht te verzenden aan alle leden in de groep.

Les 19 - Uw agenda beheren

Houdt u het allemaal nog enigszins bij of vergeet u regelmatig uw afspraken? De agenda in Outlook is enigszins te vergelijken met de traditionele papieren agenda. Maar bij het toevertrouwen van verjaardagen, snelle krabbels en afspraken houden de overeenkomsten wel op. Tenslotte waarschuwt een papieren agenda u niet voor een naderende sfspraak en zijn terugkerende afspraken niet snel toe te voegen. En dat we in de Outlook agenda niet kunnen krabbelen, figuurtjes tekenen en plaatjes inkleuren, moet u maar voor lief nemen.